如何開好會議
作者：蘇承樂
會議，是社團活動的第一步驟。會議的好壞關係著活動的成敗、社員的向心力和社團精神傳承。
一個好的社團組織，如果沒有好的會議運作；就有如機器沒有插頭一樣。
以下先說明會議是什麼以及理想會議的基本要求，再說明會議程序，最後是一些附加的觀念和技巧。
一、會議是什麼？有哪幾種？
會議就是聚起來討論的意思（會—聚，議—討論）。因此凡是一堆人在同一時間地點討論一堆事情就是在進行會議。
通常說到會議就是指社團會議；它有以下幾種：期初大會、活動會議、活動前會議、進度會議（月會報）、
檢討會議、委員會、社員大會、臨時會議、其他等等。
二、什麼才是理想的會議？
就是一個充分發揮會議功能的會議。一個理想的會議它可使活動有效率、有創意、分工合作；
可使社團有向心力、鼓舞士氣、紓解壓力；在整體上還可傳承社團精神和社團經營技巧。
三、舉一個會議例子來說明（見附錄）：
會議它包括會議人員組織和會議運作程序。先說明會議程序；
而整個會議程序包括會前會、討論會、檢討與回饋、會後會等。
以一個討論會的程序來說明。
唱社歌和會歌：當唱社歌和會歌時，可以感受到一個社團的精
神和會議的意義；妳可以改成呼口號。但是現在通常沒有這樣
的程序，主要是因為過於八股，所以妳可以用創意來設計情境
達到同樣的效果或在日常生活就重視它。
進行議題討論：會議最重視的就是效率和創意。而這些有賴於
議題討論的完整性。也就是說必須先說明遊戲規則，然後按規
則發言，最後要詢問有無漏掉的；整體的討論有助於激發創意；
而在於效率，則是要確定每個會議的人員都有接收到命令和允
諾實行，因此要宣佈討論結果。當宣佈討論結果後，不免會因
宣佈而採量得更整體性，而有其他意見提出，更是應該詢問。
宣佈以上會議討論的結果：讓討論者更所有議題有進一部的整
體性考量，有宣佈的必要，而且容易紀錄。當然可能有其他意
見再次提出。
臨時動議：與其他意見的提出不同。這些動議通常與以上議題
無關。
內容包括決定下次會議日期、地點、議題等。甚至包括會議後
的休閒；這更可以達到紓解壓力的效果。
一個會議組織它有：主席、紀錄、司儀、參席者和臨席者。司
儀不一定要有，他可以是由主席來自我掌控。而臨席者只能來
觀看會議的進行而不能參予討論。而參席者可以參予討論。通
常主席要先發言說明介紹今天所有討論的議題，但不一定要先
滔滔大論一番，可以直接由活動主辦者先行發言，再由各組別
依順序來發言。純粹就組織的好壞來說，沒有一定的準則，只
能說分工越細越佳、越清楚越好；還有就是發言地位的大小要
注意；通常是地位大的先發言，這樣程序容易控制、討論比較
有規律；但若採地位小的先發言，有時會有其他難以注意的地
方或心聲被採納。
四、會議的發言順序：
通常決定發言順序有幾個方法如：舉手最快、誰座最遠、少話為先、女士優先、原提優先等等。
主要是顧慮到議題討論的完整性。因此要注意到那些不常發言的人，比如女士、座遠的人、少說話的人等；
而原提案者他有他堅持的原則和創意，我們應尊重，更是要先以考量。
五、會議的基本觀念：
一事不二議：一件事情不討論二次，盡量一次就討論完整。
一時不二議：同一個時段不討論二個以上的議題。
公平的會議才有效率
任何一個時間，只有一個人發言。
議題結果取於多數，多數尊重少數；主席更是要明察少數所考量的，而決定是否要採量或是取中庸的做法。
發言時要注重權宜問題和秩序問題，權宜問題如:沒有設身處地來重視提案者的考量和議題討論的先後順序；
秩序問題則是如一時不二議的原則。
六、議題討論的先後
級次優先 原級、次級、再次級
位階優先 高階、次高階、低階、次低階、附屬會議
即時優先 偶發性程序附屬會議
特權優先 權宜問題或秩序問題發生直接插入討論
簡單優先、 重要優先、繁瑣在後等等
七、議題討論的技巧：
試著去思考是否值得討論 反對討論
是否善意否決 無線延期
是否大體完備小有瑕疵 修正
是否不夠周延 付委
是否時間不當 擇期再談
是否應暫且擱下 先解決其他迫切的問題
是否時間被拖延 立刻做決定
注重議題的定義和方向、還有會議的規則和要求是基本功夫
八、其他會議介紹：
先說明整個會議程序。
會前會：可決定會議的方向、規則、要求和議題和一些共識
會後會：會議後藉著聊天可以知道活動的進度和他們的壓力和
需求和心態。
檢討與回饋：可以檢討會議的權宜和秩序問題或會議情緒問題
作為以後的考量。而回饋即是會議後的獎賞、鼓勵和休閒；可
以鼓舞士氣和紓解壓力。
委員會和社員大會：是有關於選舉或投票的會議。可以是議決
規定或是選舉活動人員社團幹部等等
九、會議的紀錄：
會議可以用錄音、筆錄和錄影、拍照等。紀錄關於到活動的效
率和會議的傳承。有紀錄，被分配工作的人員比較不會馬虎，
也可以告知以後的社員如何開會。
紀錄要求簡單明白，不需全文紀錄。
紀錄後要公佈，公佈越快越好，越工整越好。
下次會議尤其可以用上次會議記錄來考量。
十、其他：
會議的聯絡：會議重效率，參席者要盡量參席。因此聯絡的功
夫很重要。
會議的準時：主席尤其要準時，代表對會議的尊重。而且主席
不準時參席者亦難以準時。可以考量罰金，罰金到一定程度時
可用來犒賞大家。
會議不途中缺席：同上。
會議不大聲喧嘩：同上。
會議要有習慣有趣味才更有效率。
附錄：
宣佈會議開始 宣明方向、要求和規定。
會議討論（按發言順序）
簡介討論議題 詢問有無其他意見
宣佈會議結果
進行議題討論 詢問有無其他意見（若有以上程序循環）
宣佈會議結果
討論下一個議題（會議程序照上）
討論下一個議題（會議程序照上）…….
宣佈以上會議討論的結果
詢問有無其他意見（若有程序照上）
臨時動議
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